Algemene Voorwaarden Maurik Exploitatie BV

Handelend onder de naam “EVM19” en/of “Eiland van Maurik 19” en/of “Mud and Waterchallenge” en gelieerde evenementen.

Definities

EVM19: Het bedrijf, ingeschreven bij de KvK onder de naam “Maurik Exploitatie BV”. Zij is de leverancier van de dienst(en) die is afgesproken in de reserveringsovereenkomst.

Klant: De rechtspersoon of natuurlijke persoon met wie EVM19 de reserveringsovereenkomst is aangegaan.

Gast: De natuurlijke persoon / personen die tijdens het evenement gebruik maken van de diensten van EVM19.

Dienst: Alle activiteiten, faciliteiten en services die EVM19 als onderdeel van de reserveringsovereenkomst levert aan klant(en) en gast(en).

Evenement: Het dag of meerdaagse programma welke als raamwerk dient voor de afgesproken diensten in de reserveringsovereenkomst.

Reserveringsovereenkomst: De overeenkomst tussen Klant en EVM19 waarin alle diensten staan beschreven die EVM19 levert in ruil voor de afgesproken vergoeding.

Reserveringsovereenkomsten

EVM19 zal, al dan niet na een offertetraject, de Klant een reserveringsovereenkomst toezenden, waarin alle afgesproken diensten en vergoedingen hiervoor beschreven staan. Hoewel deze reserveringsovereenkomst ook rechtsgeldig is gesloten bij mondeling akkoord of per e-mail geaccordeerd, dient de Klant voor de volledigheid deze ook ondertekend retour te zenden. Hierbij mag EVM19 er van uitgaan dat degene die de Reserveringsovereenkomst uit naam van de Klant ondertekent, hiertoe bevoegd is.

Alle in de Reserveringsovereenkomst genoemde bedragen zijn exclusief de geldende BTW-percentages, tenzij expliciet anders gemeld.

Betalingsvoorwaarden

Na het ontvangen van de reserveringsovereenkomst, zal EVM19 haar Klant direct factureren. Hierbij zijn drie basisregels van toepassing:

• Indien een Reserveringsovereenkomst een waarde heeft van groter dan € 5.000,00 excl. BTW:
  • De klant ontvangt eerst een aanbetalingsnota van 20% van het totaalbedrag van de Reserveringsovereenkomst. Deze dient binnen 14 dagen na factuurdatum voldaan te zijn.
    • Indien de Klant zich niet houdt aan deze betalingstermijn, is het EVM19 toegestaan om de Reserveringsovereenkomst te ontbinden.
  • Ongeveer 1 tot 1,5 maand voor evenement, ontvangt de Klant een tweede factuur van 80% van de waarde van de Reserveringsovereenkomst. Deze factuur dient 14 dagen voor Evenement-datum voldaan te zijn.
• Indien een Reserveringsovereenkomst een waarde heeft van kleiner dan € 5.000,00 excl. BTW:
  • Een totaalfactuur van 100% van het totaalbedrag van de Reserveringsovereenkomst.
• Bij tussentijdse wijzigingen of meerwerk, zie verderop, zal er na het evenement nog een nacalculatie-factuur worden verstuurd naar Klant, deze dient binnen 14 dagen voldaan te worden.

Annuleringen en tussentijdse wijzigingen

Na het aangaan van de Reserveringsovereenkomst, kan het zijn dat er nog wijzigingen in deze Reserveringsovereenkomst gewenst zijn. Deze wijzigingen dienen te allen tijde schriftelijk (per e-mail) bevestigd te worden door zowel EVM19 als de Klant. Aan deze wijzigingen kunnen voorwaarden verbonden zijn. Alle geaccordeerde wijzigingen zullen in een keer met de eerder genoemde nacalculatie-factuur berekend worden en na het evenement aan de Klant in rekening worden gebracht.

Aantallen wijzingen

De Klant heeft het recht om voor alle diensten die op een persoonsprijs zijn gebaseerd, de gereserveerde aantallen te verminderen met 10%, tot maximaal 10 dagen voor Evenement.

Datumwijzigingen vanuit de Klant

Indien de Klant, na ondertekening van de opdrachtbevestiging, de datum van het Evenement wil wijzigen, gelden de volgende condities:

• Wijziging naar een nieuwe datum is alleen mogelijk indien EVM19 hiertoe mogelijkheden heeft en deze nieuwe datum voor het Evenement beschikbaar stelt.
• Voor wijzigingen naar een nieuwe datum binnen het zelfde kalenderjaar, wordt 10% van de Evenementwaarde als kosten in rekening gebracht.
• Voor wijzigingen naar een nieuwe datum in een opvolgend kalender jaar, wordt 25% van de Evenementwaarde als kosten in rekening gebracht. Tevens dient direct 50% van de Evenementwaarde reeds direct voldaan te worden.

Annuleringen vanuit de Klant

In elk geval van wens om een Evenement te annuleren, zal EVM19 altijd in overleg met de Klant gaan om een zo goed mogelijke oplossing te vinden. Hieronder zijn echter de uitgangspunten die gelden bij een dergelijke situatie.

De Klant kan alleen schriftelijk voor aanvang van het Evenement annuleren. De e betalingsplichten uit de Reserveringsovereenkomst blijven bestaan.

Bij een annulering tot 2 maanden voor aanvang van het Evenement is de Klant 50% van het restbedrag (dit is het totaal bedrag minus het aanbetalingsbedrag) verschuldigd

Bij annulering binnen 2 maanden voor aanvang van het Evenement is de Klant 75% van het restbedrag verschuldigd, bij annulering binnen 1 maand is de Klant het volledige restbedrag verschuldigd.

EVM19 zal in alle hiervoor genoemde gevallen het restbedrag direct in rekening brengen. Betalingstermijn van de betreffende factuur is 14 dagen.

Bovenstaande annuleringsvoorwaarden zijn onverminderd van kracht bij annuleringen waarop een beroep wordt gedaan op de noemer “overmacht”. Denk hierbij aan interne overmachtssituaties van de Klant, maar ook aan Overheids-richtlijnen, situaties van algemene gezondheid, incidenten van nationaal belang, etc.

Wij raden alle Klanten aan om voor hun geboekte Evenement, een eigen Verzekering af te sluiten, die eventuele schades, annuleringen, etc. zal dekken.

Annuleringen vanuit EVM19

In geval van bijvoorbeeld extreme weersomstandigheden, hoog-water situaties etc. kan EVM19 genoodzaakt zijn het Evenement aan te passen, dan wel volledig te annuleren. Het zijn slechts dergelijke situaties waarin EVM19 de verantwoordelijkheid kan nemen voor de doorgang voor het evenement, niet in situaties die beschreven staan bij “Annuleringen vanuit de Klant”.

Indien een Evenement door EVM19 om bovengenoemde veiligheidsredenen geheel van te voren geannuleerd moet worden, zal EVM19 ten eerste in overleg met de Klant treden en proberen de datum van het Evenement te verplaatsen. Slechts indien de Klant hier om zwaarwegende redenen niet mee akkoord kan gaan, zal het Evenement geheel geannuleerd worden en crediteert EVM19 de tot dan toe gedane betalingen.

Indien tijdens het evenement ingrijpende aanpassingen aan het programma moeten worden gemaakt om de veiligheid van de Gasten te waarborgen, heeft EVM19 het recht dit te alle tijden te doen. In nader overleg met de Klant zal er dan bekeken worden welke (financiële) gevolgen en al dan niet tegemoetkomingen billijk zijn voor deze specifieke situatie.

Bezoek en Deelname aan evenementen van EVM19 zijn te alle tijden Op Eigen Risico

Gedragsregels

• De Klant is verplicht EVM19 medewerking te verlenen bij het overbrengen van de onderstaande rechten en plichten van de Gasten van het Evenement. Op zijn minst dient de Klant de Gasten te informeren over het feit dat het verblijf van de Gasten op EVM19 en de deelname aan de activiteiten op EVM19, geheel op basis van “Eigen Risico” zullen zijn.
• Tijdens het verblijf en de deelname aan Evenementen die door EVM19 zijn aangeboden, dienen de Gasten te alle tijden de instructies van het personeel of de onderaannemers van EVM19 op te volgen.
• EVM19 heeft te alle tijden het recht om de Gasten die hier niet aan voldoen, de deelname aan activiteiten te ontzeggen en in het ernstigste geval te verwijderen van de door haar georganiseerde Evenementen.
• Deelname aan de Activiteiten is in beginsel alleen toegestaan voor Gasten die geen alcoholische dranken hebben genuttigd op de dag van het Evenement.
• De Gasten dienen zelf ook een pro-actieve houding te hebben ten opzichte van eventuele risico-situaties en dienen te alle tijden risicomijdend gedrag te vertonen.

Aansprakelijkheid

• EVM19 kan nimmer aansprakelijk gesteld worden voor verlies, diefstal en/of schade aan meegebrachte kleding, materialen, telefoons, etc.
• Indien een Gast lichamelijke of geestelijke complicaties heeft waardoor deelname in basis niet verantwoord is, dient hij/zij dit te melden aan medewerkers van EVM19. EVM19 heeft hierop het recht om de Gast deelname aan een activiteit te ontzeggen. Echter, in het geval van medische situaties, heeft EVM19 niet de kennis om hier een onderbouwde beslissing op te nemen om ede Gast wél verantwoord aan een activiteit deel te laten nemen en dient de Gast zelf hiervan de juiste inschatting te maken.

• Alle Gasten nemen deel aan de activiteiten, geheel “Op Eigen Risico”, waarbij zij erkennen dat er risico’s zijn bij deelname aan de activiteiten. Dit zijn risico’s op verwondingen, (blijvend) letsel en overlijden. Dit kunnen risico’s zijn die zij lopen door zowel actieve als passieve deelname aan de activiteiten, oftewel zij zijn zich er tevens van bewust dat zij ook letsel op kunnen lopen door toedoen van andere gasten. De Gasten zijn zich bewust van deze risico’s en zijn bereid deze aan te gaan. Zij, en hun eventuele nabestaanden, kunnen EVM19 in geen geval aansprakelijk houden voor de gevolgen van deze deelname.
• Indien een Gast schade berokkent aan materialen van EVM19 en/of haar partners, is de Gast of de Klant naar keuze van EVM19, verplicht deze aan EVM19 te vergoeden, mits deze schade is veroorzaakt door:
  • Het niet opvolgen van de aanwijzingen door de Gast
  • Overschatten van de eigen capaciteiten
  • Roekeloosheid van de Gast
  • Opzet van de Gast
  • Geaccordeerde deelname op verkeerde of juist niet verstrekte informatie door de gast

Indien rechterlijk bepaald wordt dat EVM19 toch aansprakelijk is voor schade die ontstaat als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de uitvoering van de Reserveringsovereenkomst tijdens het Evenement door EVM19, dan is deze beperkt tot de directe schade en tot hooguit 25% van het bedrag dat EVM19 voor het Evenement ontvangt, zoals blijkt uit de Reserveringsovereenkomst, behoudens het geval van opzet of grove schuld aan de zijde van EVM19 of haar personeelsleden. Uitgezonderd van vergoeding is in ieder geval de gevolgschade, zoals door de Klant geleden verlies of gederfde winst, de loonkosten of ziektekosten, et cetera. EVM19 is verder niet aansprakelijk indien een verzekeraar van de Klant of de Gast tot vergoeding van de schade overgaat.

Indien de voorgaande beperking van aansprakelijkheid niet redelijk zou zijn, is het bedrag van de aansprakelijkheid van EVM19 beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van EVM19 uitkeert.

Indien een Klant of Gast zich benadeeld acht door een incident tijdens het Evenement, dient de Klant en/of de Gast dit binnen uiterlijk 14 dagen bij EVM19 te melden. Indien niet aan deze termijn voldaan wordt, vervallen alle rechten en mogelijke aanspraken.

AVG Wetgeving en bewaring persoonsgegevens

EVM19 handelt binnen de kaders van de AVG-wetgeving. Voor verzekeringsdoeleinden is het voor ons noodzakelijk om zogenoemde Eigen Risicoverklaringen van Gasten te bewaren voor een periode van 3 jaar.